เส้นทางโครงการ Data Analytics Platform บนแนวทางปฏิบัติ 5 ขั้นตอน
ในบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับคนหรือองค์กรที่ต้องการเริ่มการนำระบบวิเคราะห์ข้อมูลมาใช้งานในองค์กร ที่อาจมีคำถามว่าควรเริ่มต้นลักษณะใดและมีขั้นตอนปฏิบัติที่เหมาะสมอย่างไรบ้าง
โดยมีใจความสำคัญในการวางแนวทางการวางแผน เตรียมพร้อม พัฒนา และตั้งเป้าหมายอย่างเหมาะสมและเพียงพอต่อการประยุกต์หรือการนำเทคโนโลยีการวิเคราะห์ข้อมูลมาปรับใช้งาในองค์กรภายใต้แนวทางปฏิบัติ 5 ขั้นตอนเพื่อเส้นทางโครงการ Data Analytics ของคุณเอง ดังนี้
1. กำหนดโครงสร้างและกรอบโครงการ Data Analytics ของคุณ
การดำเนินการโครงการที่ดีต้องเริ่มจากรากฐานที่แข็งแรงโดยในขั้นตอนนี้ควรดำเนินการจากการกำหนดโครงสร้างและทิศทางของโครงการ Data Analytics ของคุณในภาพรวมตามองค์ประกอบสำคัญ ดังนี้
วัตถุประสงค์ในการสนับสนุนธุรกิจในลักษณะใด
- วัตถุประสงค์ในการสนับสนุนธุรกิจในลักษณะใด เช่น การใช้ข้อมูลลูกค้าเพื่อวิเคราะห์ความต้องการของกลุ่มลูกค้าหลักต่อสินค้าและบริการ เพื่อใช้ในการปรับปรุงคุณภาพสินค้าและบริการ
- การกำหนดผู้ได้รับประโยชน์/ผู้ใช้งาน และผู้รับผิดชอบเพื่อจัดตั้งจัดตั้งคณะทำงานภายใต้โครงการ เช่น กลุ่มเจ้าหน้าที่ผ่ายขาย, ฝ่ายสินค้าและผลิตภัณฑ์, ฝ่ายดูแลและบริการลูกค้า และฝ่ายเทคโนโลยี
- กำหนดกรอบระยะเวลาหรืองบประมาณในการดำเนินการ
หมายเหตุ สามารถนำมาทบทวนและปรับปรุงได้หากตามความเหมาะสมจากข้อมูลที่ได้รับเพิ่มเติมในข้อ 2
2. ระบุความต้องการ ผลลัพธ์ และแนวทางการดำเนินโครงการภายใต้ขอบเขตโครงการ
2.1. วิเคราะห์และกำหนดความต้องการโดยใช้วิธีการสอบถามผู้ได้รับประโยชน์/ผู้ใช้งานใน 3 แนวคิด
- แนวคิดจากปัญหา (Pain Method) โดยสอบถามถึงประสบการณ์ของปัญหาที่พบจากการทำงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลในดีตจึงถึงปัจจุบัน เช่น
- ปัญหาจากความไม่เพียงพอหรือไม่พร้อมของข้อมูลที่ใช้ประกอบกระบวนการทำงาน
- ปัญหาจากซ้ำซ้อนในของขั้นตอนบางอย่างที่ต้องดำเนินการจัดเตรียมหรือรวบข้อมูลก่อนถึงดำเนินกระบวนการทำงาน
- ไม่สามารถวิเคราะห์หรือความไม่ถูกต้องของผลลัพธ์จากการวิเคราะห์และใช้งานข้อมูล
มุ่งเน้นการสอบถามปัญหาที่พบในการทำงานและสอบถามถึงวิธีการแก้ไขที่ผู้ได้รับประโยชน์/ผู้ใช้งานดำเนินการอยู่ในปัจจุบันเพื่อเพื่อทำความเข้าใจต้นตอของปัญหาและผลลัพธ์ที่ต้องการได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
- แนวคิดจากความต้องการที่จำเป็น (Need Method) ค้นหาและระบุความต้องการที่จำเป็นร่วมกับผู้ได้รับประโยชน์/ผู้ใช้งาน โดยมุ่งเน้นความต้องการที่สามารถแก้ไขปัญหาที่พบจากข้อแรกและยืนยันความจำเป็นโดยการวิเคราะห์ว่าหากไม่ดำเนินการตามความต้องการออกดังกล่าวจะเกิดผลอย่างไรหรือกระทบต่อการแก้ปัญหาจริงหรือไม่ เช่น
- ต้องการระบบที่สามารถรวมรวบและปรับปรุงข้อมูลสำหรับจัดทำรายงานเปรียบเทียบความสัมพันธ์ของกระบวนการผลิตต่อกระบวนการขายเพื่อแก้ปัญหาความยากและล่าช้าในการจัดทำรายงาน รวมถึงการใช้ทรัพยากรปริมาณมากในการเตรียมข้อมูลและจัดทำรายงานจากทั้งสองแผนก
- ต้องการระบบดึงข้อมูลและแสดงผลสถานการณ์ทำงานของเครื่องจักรแบบ Real time เพื่อใช้ในการเฝ้าระวังการหยุดชะงักของสายการผลิตและวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานของเครื่องจักรสำหรับแก้ปัญหาในการวางแผนซ่อมบำรุง
- แนวคิดจากความต้องการในอุดมคติ (Dream Method) ค้นหาและระบุถึงประโยชน์ความต้องการเพิ่มเติมที่มากกว่าการแก้ปัญหาที่สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยมุ่งเน้นถึงการระบุประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นหากมีการพัฒนาตามความต้องการดังกล่าวเพื่อใช้ในการประเมินถึงความคุ้มค่าหากดำเนินการเพื่อจัดลำดับความสำคัญ
หมายเหตุ ในหลายกรณีเมื่อพูดถึงกรอบความต้องการมักเป็นการยากในการแยกสิ่งที่จำเป็นกับอุดมคติเนื่องจากในมุมมองเจ้าของกระบวนการแล้วต้องการเพิ่มประสิทธิภาพหรือลดปัญหาในการทำงานให้ได้มากที่สุด แต่หากพิจารณาในมุมมองของขอบเขตโครงการแล้วการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องมีหรือพิจารณาประโยชน์ของความต้องการในอุดมคติเป็นส่วนสำคัญในการวางแผน จัดลำดับ หรือ แบ่งเป็นระยะโครงการเป็นลำดับขั้น เพื่อให้เกิดประโยชน์และคุ้มค่าสูงสุดต่อองค์กร
2.2. ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการและตั้งเป้าหมาย โดยการนำสิ่งที่สำรวจมาหารือและตกลงร่วมกับคณะทำงานและผู้บริหารเพื่อกำหนดเป้าหมายโครงการ โดยแนะนำให้ตั้งเป้าหมายองค์กรในภาพรวมก่อนเพื่อกำหนดทิศทางในการออกแบบและเลือกเทคโนโลยีหรือเครื่องมือที่ควรนำมาใช้งานเพื่อป้องกันปัญหาเรื่องข้อจำกัดในการพัฒนาในอนาคต และดำเนินการกำหนดผลลัพธ์และเป้าหมายแบ่งย่อยออกเป็นโครงการหลายๆ ระยะ (Project Phase) เพื่อให้ง่ายต่อการพัฒนา วัดผล และมีความหยืดหยุ่นต่อการเปลี่ยนแปลง
2.3. กำหนดแนวทางการดำเนินโครงการโดยการสำรวจและกำหนดสิ่งที่มีอยู่หรือสิ่งที่ขาดในด้าน บุคลากร กระบวนการ ทรัพยากรและ เครื่องมือ เพื่อกำหนดแนวทางดำเนินการให้สอดคล้องตามผลลัพธ์และกรอบที่ถูกกำหนดไว้ตามโครงการสร้างของโครงการ
3. การเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มดำเนินโครงการ
- การคัดเลือกขอบเขตความต้องการในแต่ระยะต่างๆ มาจัดตั้งเป็นโครงการและดำเนินการตามความลำดับความสำคัญ ความพร้อมขององค์กร โดยอาจสามารถแยกทำทีละโครงการ หรือ ดำเนินการแบบคู่ขนานตามความเหมาะสม
- คัดเลือกและจัดหาเครื่องมือ เทคโนโลยี หรือ แพลทฟอร์มที่ใช้ประกอบโครงการ
- ในกรณีมีผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกดำเนินการคัดเลือกและจัดจ้างผู้ที่เหมาะสมตามวัตถุประสงค์โครงการ
- กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของผู้เกี่ยวข้องทั้งหมด
- กำหนดกิจกรรมที่จำเป็นต้องเตรียมการก่อนเริ่มดำเนินโครงการ
- การประเมินความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นในโครงการพร้อมแนวทางการจัดการ
4. การพัฒนาโครงการ โดยเราสามารถจะใช้รูปแบบการพัฒนาโครงการแบบใดก็ได้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของขอบเขตและความต้องการของโครงการนั้น โดยรูปแบบที่ใช้กันในปัจจุบันจะมีรายละเอียดตามตัวอย่างดังนี้
- Waterfall development model การจัดการโครงการในอุดมคติสำหรับโครงการที่มีการกำหนดผลลัพธ์ที่ชัดเจนตั้งแต่ต้นโครงการและมีผลลัพธ์ของแต่ละขั้นตอนที่ชัดเจน รวมถึงจำเป็นต้องดำเนินการอย่างมีลำดับขั้นและการเปลี่ยนแปลงของปัจจัยต่างๆ ระหว่างการพัฒนาสามารถทำได้ยาก
แนวทางการดำเนินโครงการ: ผู้เกี่ยวข้องต้องดำเนินการกำหนดรายละเอียดเป้าหมาย วิธีการ และผลลัพธ์ที่ชัดเจนไว้ตั้งแต่เริ่มต้นโครงการ
ข้อจำกัด: ต้องดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้นถึงสามารถดำเนินการในขั้นต่อไปได้
- Agile development model ได้รับการพัฒนามาเพื่อแก้ไขความไม่ยืดหยุ่นของ Waterfall โดยเน้นความยืดหยุ่นต่อการเปลี่ยนแปลงและง่ายต่อปรับปรุงที่มากยิ่งขึ้น โดยดำเนินการแบ่งเป้าหมายโครงการออกเป็นส่วนย่อยและกำหนดวัตถุประสงค์ในแต่ละส่วนอย่างชัดเจน เพื่อให้เกิดการพัฒนาที่เห็นผลลัพธ์และทำการวัดผลในระยะสั้น เพื่อใช้ปรับปรุงการพัฒนาในส่วนอื่นๆ ต่อไป ทำให้เวลาในการพัฒนาโครงการและงบประมาณที่ใช้มีความหยืดหยุ่นตามเป้าหมายโครงการเช่นกัน
แนวทางการดำเนินโครงการ: ต้องการการมีส่วนร่วมของผู้เกี่ยวข้องบ่อยครั้งเพื่อทบทวนและกำหนดผลลัพธ์ของโครงการในแต่ละรอบการพัฒนา (Sprint)
ข้อจำกัด: ต้องการการมีส่วนร่วมของผู้เกี่ยวข้องสูงและการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นได้บ่อยครั้ง
| Waterfall | Agile | |
| ระยะเวลาโครงการ | กำหนดได้ชัดเจน | ยืดหยุ่นตามความต้องการ |
| การมีส่วนร่วมของผู้เกี่ยวข้อง | ช่วงเริ่มต้นและสิ้นสุดโครงการ | ตลอดระยะเวลาโครงการ |
| ความยืดหยุ่น | ต่ำการเปลี่ยนแปลงได้ยาก | สูง |
| งบประมาณ | กำหนดและควบคุมได้ง่าย | ต้องการความยืดหยุ่น |
5. การวัดผลสำเร็จของโครงการ
เนื่องจากประโยชน์ของโครงการ Data Analytics นั้นอาจไม่เป็นรูปธรรมที่ชัดเจนทำให้วัดผลได้ยาก แต่เราสามารถวัดการเปลี่ยนแปลงของประสิทธิภาพจากระบวนการทางธุรกิจที่มาใช้งาน Data Analytics Platform แล้วเกิดคุณค่าต่อธุรกิจ เช่น
- ประสิทธิภาพในการงาน – ประสิทธิภาพงานที่เพิ่มมากขึ้นจากกระบวนการวิเคราะห์ข้อมูล
- คุณภาพของข้อมูล – คุณภาพของข้อมูลที่สามารถนำมาใช้งานได้จริงและส่งผลต่อธุรกิจ
- เวลา – การประหยัดเวลาจากกิจกรรมบางอย่างจากการใช้งานระบบวิเคราะห์ข้อมู
- การยอมรับ – จำนวนเจ้าของกระบวนการหรือเจ้าหน้าที่ที่ใช้งานระบบวิเคราะห์ข้อมูล
โดยในบทความนี้ต้องการให้ผู้สนใจพัฒนาระบบสามารถนำแนวทางการพัฒนาโครงการด้าน Data analytics มาปรับใช้ตามความเหมาะสมขององค์กรของท่าน
แต่หากท่านกำลังมองหาพันธมิตรด้านการวิเคราะห์ข้อมูลหรือมีข้อสงสัยในแนวทางพัฒนาอย่างเหมาะสมทั้งในด้านความพร้อม กระบวนการ หรือ เครื่องมือเทคโนโลยีคุณสามารถติดต่อเราเพื่อรับคำปรึกษาโดยไม่มีค่าใช้โดยสามารถติดต่อเราผ่านช่องทางด้านล่างหรือติดต่อเราโดยตรงที่ +66 (0)2 117 4344 ทางเรายินดีให้คำปรึกษาครับ
